Vorsicht bei Geschenken an Arbeitnehmer und Geschäftspartner

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Geschenke sind ein bewährtes Mit­tel, um Beziehun­gen zu stärken – sei es zu Geschäftspart­nern, Kun­den oder den eige­nen Mitar­bei­t­en­den. Allerd­ings brin­gen sie steuer­liche Her­aus­forderun­gen mit sich, die Unternehmer berück­sichti­gen müssen. Die richtige Hand­habung solch­er Zuwen­dun­gen ist nicht nur essen­ziell, um finanzielle Vorteile zu sich­ern, son­dern auch, um unlieb­same Über­raschun­gen bei Steuer­prü­fun­gen zu ver­mei­den.

Geschenke an Arbeit­nehmer

Geschenke an eigene Arbeit­nehmer gel­ten grund­sät­zlich als Betrieb­saus­gaben und sind steuer­lich abziehbar. Hier­für sieht das Einkom­men­steuerge­setz keine Abzugs­beschränkun­gen vor und das unab­hängig von dem Wert des Geschenks. Der Grund hier­für ist, dass es sich bei dem Geschenk um Arbeit­slohn han­delt, als Hon­orierung der Arbeit­sleis­tung.

Geschenke an Geschäftspart­ner und Kun­den

Bei Geschenken an Geschäftspart­ner oder Kun­den gel­ten stren­gere Vorschriften. Die Höhe der steuer­lich abziehbaren Kosten hängt von der Art und dem Wert des Geschenks ab.

Mit dem Wach­s­tum­schan­cenge­setz wurde die Frei­gren­ze für Wirtschaft­s­jahre, die nach dem 31.12.2023 begin­nen, d.h. ab dem Jahr 2024, für Betrieb­saus­gaben von 35 Euro auf 50 Euro pro Jahr und Empfänger erhöht (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EstG). Geschenke unter­halb dieser Gren­ze sind als Betrieb­saus­gaben abziehbar. Alle Aufwen­dun­gen für die Zuwen­dun­gen an den Geschäftspart­ner oder Kun­den im Wirtschaft­s­jahr sind zusam­men­zurech­nen. Hat ein Empfänger mehrere Geschenke erhal­ten, ist die Summe aller Aufwen­dun­gen mit der Frei­gren­ze zu ver­gle­ichen.

Ist der Unternehmer zum Vors­teuer­abzug berechtigt, ist der Net­tow­ert des Geschenks mit der 50 €-Gren­ze zu ver­gle­ichen. Ist der Unternehmer hinge­gen nicht zum Vors­teuer­abzug berechtigt (z. B. in der Regel Ver­sicherungsvertreter oder Ärzte), ist der Brut­tow­ert der Geschenke maßgebend.

Aufze­ich­nungspflicht

Damit das Finan­zamt das Über­schre­it­en der 50 €-Gren­ze ins­beson­dere auch bei mehreren Geschenken an einen Empfänger leicht über­prüfen kann, sind die Geschenke an Geschäftspart­ner und Kun­den gem. § 4 Abs. 7 EStG fort­laufend, zeit­nah, einzeln und getren­nt von den übri­gen Betrieb­saus­gaben aufzuze­ich­nen. Für nicht geson­dert aufgeze­ich­nete Geschenke ent­fällt der kom­plette Betrieb­saus­gaben­abzug, auch wenn der Wert des jew­eili­gen Geschenks weniger als 50 € beträgt.

Vors­teuer­abzug und Umsatzs­teuerpflicht

Neben der Möglichkeit des Betrieb­saus­gaben­abzugs stellt sich für den schenk­enden Unternehmer die Frage, ob die für die angeschafften oder hergestell­ten Geschenke gezahlte Umsatzs­teuer als Vors­teuer nach Maß­gabe des § 15 UStG abziehbar ist. Hier­für sind zunächst die all­ge­meinen Grund­sätze des § 15 UStG zu prüfen. Ins­beson­dere muss es sich um eine Liefer­ung oder son­stige Leis­tung eines anderen Unternehmers für das Unternehmen han­deln und der schenk­ende Unternehmer muss eine nach den Vorschriften der §§ 14, 14a UStG aus­gestellte Ein­gangsrech­nung besitzen. Zudem darf der Vors­teuer­abzug nicht nach § 15 Abs. 2 bzw. Abs. 3 UStG aus­geschlossen sein.

Beschenkt der Unternehmer einen sein­er eige­nen Arbeit­nehmer und stellt das Geschenk bei diesem eine nicht zum Arbeit­slohn gehörende Aufmerk­samkeit dar, ist der Vors­teuer­abzug in voller Höhe zuläs­sig. Zu den Aufmerk­samkeit­en zählen gele­gentliche Zuwen­dun­gen (wie Blu­men, Pra­li­nen oder ein Buch) bis zu einem Brut­tow­ert von 60 €, die dem Arbeit­nehmer oder seinen Ange­höri­gen aus Anlass eines beson­deren per­sön­lichen Ereigniss­es zugewen­det wer­den. Wird die 60 €-Gren­ze für Aufmerk­samkeit­en über­schrit­ten, ist der Vors­teuer­abzug für den Unternehmer voll­ständig aus­geschlossen.

Bei Geschenken an Geschäftspart­ner und Kun­den find­et für die Vors­teuer­abzugs­berech­ti­gung – wie bere­its bei dem Betrieb­saus­gaben­abzug – die 50 €-Gren­ze Anwen­dung. Betra­gen die Aufwen­dun­gen je Empfänger und Kalen­der­jahr weniger als 50 €, kön­nen die Aufwen­dun­gen für das Geschenk sowohl als Betrieb­saus­gabe abge­set­zt als auch die gezahlte Umsatzs­teuer als Vors­teuer abge­zo­gen wer­den. Wird die 50 €-Gren­ze über­schrit­ten, ist nicht nur der Betrieb­saus­gaben­abzug (nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG), son­dern auch der Vors­teuer­abzug (nach § 15 Abs. 1a Satz 1 UStG) aus­geschlossen.

Steuer­liche Auswirkun­gen beim Empfänger

Geschenke unter­liegen beim Empfänger höch­stens der Schenkung­s­teuer?

Lei­der ein Irrglaube. Da der Empfänger das Geschenk grund­sät­zlich auf­grund geschäftlich­er oder ver­traglich­er Beziehun­gen erhält, kann das Geschenk für den Empfänger steuer- und beitragspflichtiger Arbeit­slohn (Empfänger ist Arbeit­nehmer) oder eine steuerpflichtige Betrieb­sein­nahme (Empfänger ist Geschäftspartner/ Kunde) darstellen.

Erhält ein Arbeit­nehmer von seinem Arbeit­ge­ber ein Geschenk, han­delt es sich um eine Zuwen­dung aus dem Arbeitsver­hält­nis. Das Geschenk muss deshalb in der Lohn- oder Gehaltsabrech­nung des Arbeit­nehmers aufge­führt und Geschenke, die nicht in Geld beste­hen als Sach­bezug ver­s­teuert wer­den. Geschenke unter­liegen auch den Sozial­ab­gaben.

Beschenkt der Unternehmer einen unternehmerisch täti­gen Geschäftspart­ner oder Kun­den, führt das Geschenk bei dem Empfänger zu ein­er Betrieb­sein­nahme. Der Empfänger hat das Geschenk in sein­er Buch­führung gewin­ner­höhend zu erfassen (nach § 6 Abs. 4 EStG) und zwar unab­hängig davon, ob der Schenker einen Betrieb­saus­gaben­abzug nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG in Anspruch nehmen kann und damit auch unab­hängig davon, ob der Wert des Geschenks ober­halb oder unter­halb der 50 €-Gren­ze liegt.

Ist der Empfänger des Geschenks eine Pri­vat­per­son, ist bei diesem die steuer­liche Beurteilung am ein­fach­sten. Das erhal­tene Geschenk löst keine steuer­lichen Fol­gen aus, da kein Zufluss im Rah­men ein­er der sieben Einkun­ft­sarten vor­liegt.

Pauschalbesteuerung als Lösung

Dass der beschenk­te Arbeit­nehmer bzw. Geschäftspart­ner oder Kunde auf das erhal­tene Geschenk noch Steuern zahlen muss, ist vom Schenker oft nicht gewollt. Damit das Geschenk steuer­frei und damit ein „richtiges“ Geschenk ist, ges­tat­tet § 37b EStG unter den dort genan­nten Voraus­set­zun­gen, dass der Schenker die Einkom­men­steuer zu seinen Las­ten übernehmen und abführen kann. Das gilt sowohl für Geschenke an Geschäftspart­ner (§ 37b Abs. 1 EStG) als auch für Geschenke an eigene Arbeit­nehmer (§ 37b Abs. 2 EStG).

Steuer­pla­nung zahlt sich aus

Um steuer­liche Risiken bei der Ver­gabe von Geschenken zu min­imieren, soll­ten Unternehmen einige wesentliche Punk­te beacht­en. Zunächst ist eine sorgfältige Doku­men­ta­tion uner­lässlich. Sämtliche Geschenke müssen präzise aufgeze­ich­net wer­den, um die Anforderun­gen des § 4 Abs. 7 EStG zu erfüllen. Diese Doku­men­ta­tion bildet die Grund­lage dafür, den Betrieb­saus­gaben- und Vors­teuer­abzug gel­tend machen zu kön­nen.

Darüber hin­aus ist es wichtig, den Empfängerkreis klar zu definieren. Die steuer­liche Behand­lung von Geschenken vari­iert erhe­blich, je nach­dem, ob diese an eigene Arbeit­nehmer, Geschäftspart­ner oder Kun­den gehen. Eine genaue Prü­fung der Adres­sat­en ist daher unverzicht­bar, um die jew­eils gel­tenden Regelun­gen kor­rekt anzuwen­den.

Schließlich kann in bes­timmten Fällen die strate­gis­che Nutzung der pauschalen Besteuerung nach § 37b EStG eine sin­nvolle Lösung darstellen. Ins­beson­dere bei höher­w­er­ti­gen Geschenken oder in Sit­u­a­tio­nen, in denen Unsicher­heit­en beste­hen, ermöglicht diese Meth­ode eine deut­liche Vere­in­fachung der steuer­lichen Hand­habung und ent­lastet zugle­ich die Beschenk­ten von steuer­lichen Verpflich­tun­gen.

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