COPE – die bessere Mobile-Devicement-Lösung für Unternehmen?

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Smart­phones und Tablets kom­men sowohl pri­vat als auch beru­flich immer häu­figer zum Ein­satz. Es liegt deshalb für den Nutzer nahe, für bei­de Zwecke lediglich ein Gerät vorzuhal­ten, also sowohl pri­vate wie auch dien­stliche Dat­en mit dem­sel­ben Gerät zu ver­ar­beit­en und mit diesem zu kom­mu­nizieren. Das Gerät kann nun entwed­er vom Arbeit­nehmer angeschafft und auch zu dien­stlichen Zweck­en genutzt wer­den — soge­nan­ntes BYOD-Mod­ell (Bring-your-own-device), was jedoch mit etlichen tech­nis­chen und rechtlichen Prob­le­men ver­bun­den ist (siehe Blog­beitrag vom 7. August 2014) – oder alter­na­tiv vom Arbeit­ge­ber gestellt wer­den. Nach ein­er Umfrage der BITCOM erhal­ten ca. 20 % der Arbeit­nehmer in Deutsch­land einen mobilen Com­put­er, ca. 10 % ein Smart­phone vom Arbeit­ge­ber zu dien­stlichen Zweck­en (Studie Arbeit 3.0). Das Mod­ell wird COPE (Cor­po­rate-owned-per­son­al­ly-enabled) genan­nt, wenn diese Geräte auch pri­vat von den Arbeit­nehmern genutzt wer­den dür­fen. Zwar ent­fällt bei dieser Vari­ante der Spar­vorteil betr­e­f­fend die Anschaf­fungskosten für den Arbeit­ge­ber, umgekehrt kann jedoch ger­ade dieser Punkt unter Umstän­den bei der Gewin­nung von Fachkräften einen nicht uner­he­blichen Wet­tbe­werb­svorteil darstellen. Für den Arbeit­nehmer fall­en für die pri­vate Nutzung auch keine steuer­lichen Nachteile an (etwa wie bei der Gestel­lung eines Dienst­wa­gens): die pri­vate Nutzung dien­stlich­er Smart­phones und Tablets ist in aller Regel steuer­be­fre­it (§ 3 Nr. 45 EStG, Lohn­s­teuer­richtlin­ie 2011/2013, H 3.45).

Auch die IT-Abteilung wird das Mod­ell des COPE dem des BYOD vorziehen, ver­mei­det es doch die tech­nis­chen Prob­leme, die die Ein­bindung ein­er Vielzahl von unter­schiedlich­sten Geräte­typen in die Unternehmens-IT mit sich bringt. Zudem scheint der Arbeit­ge­ber als Eigen­tümer eher Herr über das Gerät und die Nutzung des­sel­ben zu sein, als dies bei einem pri­vat­en Gerät des Arbeit­nehmers der Fall ist. Das Gerät kann von vorne­here­in so aus­gewählt und kon­fig­uri­ert wer­den, dass eine Tren­nung von pri­vat­en und dien­stlichen Anwen­dun­gen gewährleis­tet ist (z.B. durch Ver­wen­dung zweier SIM-Cards oder ver­schieden­er Arbeits- / Anmeldeebe­nen). Kon­flik­te mit dem Fer­n­meldege­heim­nis (§§ 88 TKG, 206 Abs. 1, Abs. 2 Nr. 3 StGB) sowie des pri­vat­en Daten­schutzes kön­nen so ver­mieden wer­den. Der Arbeit­ge­ber kann unverän­der­bare Min­dest­sicher­heit­se­in­stel­lun­gen vornehmen.

Allerd­ings bleiben den­noch etliche Risiken bei der Nutzung beste­hen, welche entwed­er arbeitsver­traglich oder – sofern ein Betrieb­srat beste­ht – in Form ein­er Betrieb­svere­in­barung geregelt wer­den soll­ten. Die Betrieb­svere­in­barung hat den Vorteil, dass diese unmit­tel­bar und zwin­gend gilt (§ 77 Abs. 4 BetrVG) somit für alle Arbeit­nehmer und bei ein­er Änderung nur mit dem Betrieb­srat, nicht mit jedem einzel­nen Arbeit­nehmer, ver­han­delt wer­den muss. Im Übri­gen hat der Betrieb­srat bei der Ein­führung und Durch­führung der Nutzungsregelun­gen ohne­hin ein geset­zlich­es Mitbes­tim­mungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 6 BetrVG, eben­so wie beim BYOD-Mod­ell. Auch inhaltlich gel­ten diesel­ben Anforderun­gen, ins­beson­dere soll­ten Ver­hal­tensregelun­gen auch und ger­ade im pri­vat­en Umfeld zur Daten­sicherung, zur Auf­be­wahrung, für den Fall des Gerätev­er­lustes, zur Instal­la­tion von Pro­gram­men, Inanspruch­nahme kostenpflichtiger Dien­ste, sowie Zeit­en der dien­stlichen Nutzung (vgl. Blog-Beitrag zur Ständi­gen Erre­ich­barkeit vom 7. Juli 2014) getrof­fen wer­den, um nur einige Punk­te zu nen­nen. Schließlich emp­fiehlt sich für den Arbeit­ge­ber auch noch die Auf­nahme eines Frei­willigkeitsvor­be­halts, was die pri­vate Nutzung anbe­langt.

Faz­it: COPE ver­mei­det vornehm­lich Prob­leme tech­nis­ch­er Art im Mobile-Device-Man­age­ment, weniger stark in rechtlich­er Hin­sicht. Die ein­fach­ste Hand­habung für den Arbeit­ge­ber wäre es zwar, dem Arbeit­nehmer auss­chließlich zu dien­stlichen Zweck­en das Smart­phone oder Tablet zu über­lassen, die pri­vate Nutzung also ger­ade auszuschließen. Dies entspricht jedoch häu­fig ger­ade nicht den Inter­essen und ins­beson­dere dem Wun­sch nach Prak­tik­a­bil­ität der Arbeitsver­tragsparteien.

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