Ladung zur Gesellschafterversammlung: Formvollendet per Einschreiben oder einfach per E‑Mail?

BEITRAG TEILEN

Was in guten Zeit­en wie ein verzicht­bar­er For­mal­is­mus scheint, kann bei Stre­it in der Gesellschaft zum Risiko wer­den: Die Ladung zur Gesellschafter­ver­samm­lung und die Tage­sor­d­nung müssen den Gesellschaftern nicht nur früh genug, son­dern auch for­mal richtig zuge­hen.

In unserem Beitrag vom 4. August 2022 haben wir uns mit den Ladungs­fris­ten zur Gesellschafter­ver­samm­lung beschäftigt. Ein zweit­er Fall­strick, der alle bei einem solchen Tre­f­fen der Gesellschafter gefassten Beschlüsse anfecht­bar machen kann, sind Män­gel bei der Form der Ladung. Diese sind zwar grund­sät­zlich heil­bar, wenn

• alle Gesellschafter anwe­send sind und
• alle Gesellschafter auf die ord­nungs­gemäße Form der Ladung verzicht­en.

Um Fehler und damit mögliche Anfech­tun­gen unzufrieden­er Gesellschafter zu ver­mei­den, sollte man aber auch bei der Form der Ladung genau hin­schauen.

Das regelt das Gesetz

Gemäß § 51 S. 1 GmbH-Gesetz (Gmb­HG) muss die Ladung mit­tels eingeschriebe­nen Briefs  erfol­gen. Das kann the­o­retisch ein Über­gabeein­schreiben wie auch ein Ein­wur­fein­schreiben sein. Zu 100 % erfüllt die Anforderun­gen des Geset­zge­bers nur das Über­gabeein­schreiben. Denn  der eingeschriebene Brief soll sowohl den Nach­weis der Ladung als auch deren Über­mit­tlung sich­er­stellen.

• Prax­is­tipp Wenn die Ladung per Ein­schreiben ver­schickt wird, wählen Sie am besten immer das Über­gabeein­schreiben.

Weit­ere For­mer­fordernisse nen­nt § 51 Abs. 1 S. 1 Gmb­HG nicht. Ort, Datum oder eine eigen­händi­ge Unter­schrift muss die Ladung also beispiel­sweise nicht zwin­gend enthal­ten.

Grund­sät­zlich versendet der Geschäfts­führer die Ladung (Ladungs­befug­nis gem. § 49 Abs. 1 Gmb­HG). Das kann im Gesellschaftsver­trag, der Satzung, auch abwe­ichend geregelt wer­den.

Das kann in die Satzung: Ladung (vorab) per Mail

Die Regelun­gen in § 51 Abs. 1 S. 1 Gmb­HG sind nicht zwin­gend, so dass im Gesellschaftsver­trag auch andere Abwe­ichun­gen fest­gelegt wer­den kön­nen. Im Zuge der Dig­i­tal­isierung und der Ein­fach­heit hal­ber wird häu­fig die Ladung per E‑Mail im Gesellschaftsver­trag vere­in­bart.

Dadurch kön­nen die Gesellschafter natür­lich viel Zeit sparen und der Zugang erfol­gt inner­halb von Sekun­den. Den­noch sollte man eine Ladung nur dann per E‑Mail versenden, wenn kein Stre­it inner­halb der Gesellschaft beste­ht, da der Zugang per Mail nicht sichergestellt wer­den kann.

In der Prax­is hat es sich bewährt, die Ladung per E‑Mail vor­ab zu versenden, so dass sich die Gesellschafter bere­its informieren kön­nen. In diesem Zusam­men­hang hat das OLG Stuttgart bere­its 2018 entsch­ieden, dass ein Gesellschafter, der eine Ladung per E‑Mail frist­gerecht erhal­ten und an der Gesellschafter­ver­samm­lung teilgenom­men hat, sich nicht mehr auf einen For­m­man­gel berufen könne, weil er die Ladung per Ein­schreiben erst im Nach­gang erhal­ten habe. Schließlich ist sein Teil­nah­merecht offen­sichtlich gewahrt wor­den.

Die Tagesordnung später versenden?

Und dann ist da noch die Tage­sor­d­nung für die bevorste­hende Gesellschafter­ver­samm­lung. Wir empfehlen, diese immer direkt mit in die Ladung aufzunehmen. Zwin­gend notwendig ist das aber nicht, es kann auch anders oder gar nicht geregelt wer­den.

In § 51 Abs. 2 Gmb­HG heißt es, der Zweck der Ver­samm­lung soll jed­erzeit bei der Beru­fung angekündigt wer­den. Was das genau heißen soll, ist auf­grund der sehr weit­en For­mulierung nicht ganz klar. Auf der sicheren Seite ist man natür­lich, wenn man die Tage­sor­d­nung direkt mit in die Ladung aufn­immt.

Geschieht dies nicht, zum Beispiel, weil diese beim Ver­sand der Ladung noch nicht final fest­ste­ht, muss auch die spätere sep­a­rate Übersendung der Tage­sor­d­nung die vorgeschriebene Form der Ladung wahren. Wenn der Gesellschaftsver­trag dazu keine Regelung trifft, muss sie also per Über­gabeein­schreiben, son­st wie im Gesellschaftsver­trag vere­in­bart ver­sandt wer­den.

Die Tage­sor­d­nung muss den Gesellschaftern außer­dem min­destens drei Tage vor der Gesellschafter­ver­samm­lung zuge­hen, damit das Infor­ma­tion­srecht der Gesellschafter sichergestellt ist. Aber Achtung: Auch diese Frist begin­nt mit der Auf­gabe der eingeschriebe­nen Briefe zur Post zuzüglich der üblicher­weise zu erwartenden Zustel­lungs­frist (ein bis drei Werk­tage).

Wenn der Lauf der Frist bere­its mit der Auf­gabe zur Post begin­nen würde, wäre die kurze Dre­itages­frist ja schon mit der Postzustel­lzeit prak­tisch aufge­braucht, was sich mit dem Schutzz­weck der Norm nicht vere­in­baren ließe.

• Prax­is­tipp: Versenden Sie die Tage­sor­d­nung ide­al­er­weise direkt mit der Ladung. Sollte das aus­nahm­sweise nicht möglich sein, soll­ten Sie sie sicher­heit­shal­ber min­destens 7 Werk­tage vor der Ver­samm­lung an die Gesellschafter ver­schick­en.

Kurzüberblick zum Inhalt der Ladung:

• Ladung muss an alle Gesellschafter (ausweis­lich der Gesellschafterliste) gehen.
• Ladungs­berechtigt ist, wenn nichts anderes vere­in­bart wurde, jed­er Geschäfts­führer allein bzw. die Gesellschafter nach § 50 Abs. S. 1 Gmb­HG
• Ladung muss Datum, Uhrzeit und Ort der Ver­samm­lung enthal­ten.
• Tage­sor­d­nung (min­destens drei Tage vor der Ver­samm­lung)

Chris­tiane Buttschardt berät Unternehmen aller Größen, vor­wiegend mit­tel­ständis­che Unternehmen, sowie deren Gesellschafter und Geschäfts­führer in allen Fra­gen des Gesellschaft­srechts. Sie ist ins­beson­dere auch bei Unternehmen­stransak­tio­nen bera­tend tätig. https://de.linkedin.com/in/christiane-buttschardt-899398211

BEITRAG TEILEN