Eine Frist richtig zu berechnen, das klingt simpel? Tatsächlich kommt es ziemlich oft zu Fehlern. Welche Fristen gelten, wie man sie richtig berechnet und wie eine klare Klausel im Gesellschaftsvertrag aussehen kann, zeigt Christiane Buttschardt.
Erstaunlich häufig werden die Fristen zur Ladung einer Gesellschafterversammlung nicht eingehalten, weil es Fehler bei der Berechnung gab. Dadurch können die bei der Versammlung gefassten Beschlüsse unwirksam und anfechtbar sein.
Erfahrungsgemäß gehen viele Gesellschafter automatisch davon aus, dass die Ladungsfrist zwei Wochen betrage. Dies mag in den meisten Satzungen, also dem Gesellschaftsvertrag, auch so geregelt sein. Der gesetzliche Regelfall aber beträgt nur eine Woche (§ 51 Abs. 1 S. 2 GmbH-Gesetz, GmbHG).
Ist die Ladungsfrist im Gesellschaftsvertrag geregelt, geht diese Regelung der gesetzlich vorgesehenen Ladungsfrist vor. Wichtig ist allerdings, dass die gesetzliche Ladungsfrist nicht per Satzung verkürzt werden darf. Denn dann könnte die Ladungsfrist ihren Zweck nicht mehr erfüllen: Die Gesellschafter sollen sich informieren, vorbereiten und eine Meinung zu den Tagesordnungspunkten bilden können.
Die Berechnung der Ladungsfrist richtet sich nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch.
Beträgt die Ladungsfrist eine Woche, läuft die Frist an demselben Wochentag ab, an dem in der Vorwoche die Einladung zugestellt worden ist. Soll die Gesellschafterversammlung also am Donnerstag, den 18. August 2022 stattfinden, so muss die Ladung spätestens am Mittwoch, dem 10. August 2022 zugestellt worden sein.
Beispiel: Ein Geschäftsführer lädt die Gesellschafter der GmbH mit Schreiben vom Dienstag, 23. August 2022, zur Gesellschafterversammlung ein. Er gibt die Einladung noch am selben Tag bei der örtlichen Postfiliale als Einschreiben auf. Mit dem Zugang bei den Gesellschaftern ist dann am Donnerstag, 25. August 2022, zu rechnen.
Die Gesellschafterversammlung darf somit frühestens am Freitag, 2. September 2022 abgehalten werden.
Immer wieder kommt es auch zu Verzögerungen durch die Post, diese sollten einkalkuliert werden. Auch wenn es nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs in solchen Fällen nicht auf den tatsächlichen Zugang der Ladung ankommt, sondern auf den unter regelmäßigen Umständen zu erwartenden Zugang, kann Streit so vermieden werden. Aus diesem Grund sollte die Ladung auch per Einschreiben mit Rückschein oder persönlicher Übergabe zugehen, so dass es keine Unklarheiten über das tatsächliche Zugangsdatum gibt.
Wie bereits erwähnt, betragen die Ladungsfristen gemäß den Gesellschaftsverträgen üblicherweise zwei Wochen. So wird den Gesellschaftern sowohl in organisatorischer als auch in informativer Hinsicht ein Spielraum gewährt, der dennoch die Interessen der Gesellschaft berücksichtigt.
Bei der Berechnung der Ladungsfrist ändert sich hier logischerweise nichts: Beträgt die Ladungsfrist zwei Wochen, so läuft die Frist an demselben Wochentag ab, an dem in der Vor-Vorwoche die Einladung zugestellt worden ist. Soll die Gesellschafterversammlung also wie im obigen Beispiel, am Donnerstag, den 1. September 2022 stattfinden, so muss die Ladung spätestens am Mittwoch, dem 17. August 2022 zugestellt worden sein.
Selbstverständlich kann auch eine Tagesfrist im Gesellschaftsvertrag vereinbart werden, wobei auch hier die gesetzliche Frist von einer Woche nicht unterschritten werden darf. Zur Klarstellung noch ein Beispiel, wenn die Ladungsfrist 10 Tage beträgt: Wenn die Gesellschafterversammlung wieder am 1. September 2022 stattfinden soll, muss die Ladung am 22. August 2022 zugestellt sein.
Eine eindeutige Klausel könnte z.B. so aussehen:
„Die Einberufung der Gesellschafterversammlung erfolgt durch eingeschriebenen Brief (Übergabe- oder Einwurfeinschreiben) an jeden Gesellschafter an die letzte vom Gesellschafter der Gesellschaft bekannt gegebene Adresse unter Angabe von Ort, Tag, Zeit und Tagesordnung, mit einer Frist von mindestens zwei (2) Wochen. Bei Eilbedürftigkeit kann die Einberufung mit einer angemessenen kürzeren Frist erfolgen. Der Lauf der Frist beginnt mit dem der Aufgabe zur Post folgenden Tag. Der Tag der Versamm-lung wird bei der Berechnung der Frist nicht mitgezählt.“
Oder
„Die Einberufung der Gesellschafterversammlung hat durch die Geschäftsführer mittels eingeschriebenen Briefes an sämtliche Gesellschafter mit einer Frist von mindestens 14 Tagen zu erfolgen. Der Lauf der Frist beginnt mit dem Tage der Aufgabe zur Post. Der Tag der Versammlung wird nicht mitgerechnet. Die Absendung an die letzte der Gesellschaft mitgeteilte Anschrift genügt.“
Erfahrungsgemäß sind Wochenfristen leichter zu berechnen als Tagesfristen, hier ist die Fehleranfälligkeit deutlich geringer. Ferner sollte in der Satzung genau festgelegt sein, wann die Frist zu laufen beginnt und dass der Tag der Versammlung nicht mitgezählt wird.
Christiane Buttschardt berät Unternehmen aller Größen, vorwiegend mittelständische Unternehmen, sowie deren Gesellschafter und Geschäftsführer in allen Fragen des Gesellschaftsrechts. Sie ist insbesondere auch bei Unternehmenstransaktionen beratend tätig. https://de.linkedin.com/in/christiane-buttschardt-899398211
Rechtsanwältin
Fachanwältin für Handels- und Gesellschaftsrecht
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