Jeder, der diese Zeilen liest, kennt zumindest Phasen einer enorm hohen Arbeitslast. Doch was macht einem einen Strich durch die Planung eines Tages oder einer Woche? Was hält davon ab, produktiver zu sein? Was kostet teilweise unnötig Zeit? Unser Gastautor Zach Davis klärt auf.
Fragt man Menschen, die eine fachliche oder führende Verantwortung tragen (was der Autor dieses Beitrags sehr regelmäßig macht), sind die Antworten im Detail unterschiedlich, aber im Kern doch sehr ähnlich. Hierbei fällt immer wieder auf, dass es vier wiederkehrende Antwortkategorien gibt, welche nachfolgend als „Bereiche“ bezeichnet werden.
Bereich 1: Fremdsteuerung
Gegen Ende des Arbeitstages ziehen Sie Bilanz und stellen fest, dass Sie den ganzen Tag über eine Menge gemacht und geschafft haben – nur nicht die Punkte, die Sie an dem Tag eigentlich machen wollten. Das Gefühl kennt sich jeder, der fachlich oder personell Verantwortung trägt. Doch woran liegt das?
Das normale Büro ist über die Jahre schleichend zu einer „Unterbrechungsfabrik“ geworden. Nimmt man alle Quellen der Unterbrechungen – allen voran E‑Mail, Telefon und Kollegen – zusammen, kommen die meisten Menschen auf 30 bis 100 Unterbrechungen an einem 8‑stündigen Arbeitstag.
Jede Unterbrechung führt, je nachdem welcher Untersuchung man Glauben schenken mag, zu einer Verlängerung der für die Aufgabe benötigten Dauer von 30 bis 70 %. Das summiert sich! Noch schlimmer: Die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und somit niedrigerer Qualität steigt ebenfalls an. Für viele Menschen ist die Anzahl der Unterbrechungen auch zu einem wesentlichen Stressfaktor geworden.
Bereich 2: Ständige Änderungen
An kaum einer Stelle wird der Unterschied zwischen Theorie und Praxis deutlicher als bei der Planung und Priorisierung.
Auch, wenn die ständige Nichteinhaltung von Plänen manche so sehr frustriert, dass sie so gut wie gar nicht mehr planen und nur noch „schauen was heute passiert“ sowie reaktiv handeln, ist die Zufallssteuerung sicher nicht der Königsweg. Natürlich macht es Sinn, sich Gedanken in Bezug auf die Planung – differenziert nach unterschiedlichen zeitlichen Dimensionen – und Priorisierung zu machen.
Wo liegt der Kern des Problems? Man hat zum Zeitpunkt der Planung (Gleiches gilt für Prioritätsentscheidungen) einen bestimmten Informationsstand. Nach (!) der Planung kommen jedoch neue Informationen hinzu.
Dabei gibt es neben den zusätzlichen Informationen zwei weitere Probleme: Zum einen meint die Quelle der Information meistens, dass das Anliegen möglichst sofort zu erledigen ist. Zum anderen hat das Neue oft eine größere Anziehungskraft als das Alte. Oft wird das Neue dann ohne Not vorgezogen und wirft damit den eigentlichen Plan über den Haufen.
Bereich 3: Steigende Informationsflut
Es ist keine neue Erkenntnis, dass die Menge an Informationen, die der arbeitende Mensch täglich zu verarbeiten hat, im Laufe der Jahre gestiegen ist. Doch woran liegt das?
Die Schlagworte der Erklärung sind hierbei: Kompliziertheit und Komplexität. Vor allem Ersteres führt dazu, dass der Grad der Spezialisierung immer weiter zunimmt. Durch die zunehmende Spezialisierung müssen Menschen mehr miteinander kommunizieren. Das wiederum ist über immer mehr Kanäle und größerer Mengen (mal eben eine E‑Mail ans gesamte Team) möglich – und genau das passiert.
Was ist die Lösung? Die Lösung besteht in einer regelmäßigen Arbeit an der Nutzungskonvention von Tools in der Organisation und der Kompetenz der Einzelnen. Hierzu gehört bspw. zur Eindämmung der E‑Mail-Flut die Nutzung von Kollaborationstools (und bitte der Erklärung des „wozu“ hierbei) – und plötzlich wird aus 42 empfangenen Mails zu einem Thema (hierzu reichen schon 7 E‑Mails an 6 Personen in einer „Konversation“) ein einmaliger Vorgang, bei sich jeder einmal kurz und zielgerichtet zum Sachverhalt äußert, ohne sich 7 Male in Bruchstücken mit dem Thema zu beschäftigen.
Bereich 4: Die anderen sind schuld
Zeitmanagement ist einfach – solange bis andere Menschen ins Spiel kommen. Das ist mit einem Augenzwinkern, aber auch einem gewissen ernst, gemeint.
Um die ersten drei Bereiche erfolgreich umzusetzen, ist es erstaunlich häufig notwendig, mit anderen Menschen geschickt zu kommunizieren. Um eine Sache konzentriert und ohne Unterbrechungen abzuarbeiten, muss man dies oft im Vorfeld kommunizieren. Um definierte Prioritäten umzusetzen, muss man manchmal eine Anfrage verneinen: Ein Kunde erwartet etwas kurzfristiger als es machbar ist und muss vertröstet werden. Andere Kunden wiederum liefern die benötigten Unterlagen immer erst kurz vor der anstehende Frist, unvollständig oder immer nur in bruchstückhaften Teilen. Das sorgt für Stress.
In vielen dieser Fälle ist ein kommunikatives Geschick nötig, wenn man den respektvollen, wertschätzenden Umgang mit sachlichen und für die Produktivität notwendigen Entscheidungen kombinieren will. Die Schnittmenge zwischen einem guten Zeitmanagement und kommunikativen Fähigkeiten ist also erstaunlich hoch.
Fazit
Abschließend lässt sich festhalten: Für diese 4 Bereiche gibt es natürlich nicht den einen Knopf, auf den man drückt, durch welchen ein gewaltiger Produktivitätssprung entsteht. Ein Sensibilisieren, gepaart mit konkreten Tipps, die in der Praxis helfen, wird jedoch von Mitarbeitern und Führungskräften als willkommene Entlastung aufgenommen.
Zach Davis ist Experte für Zeitintelligenz und Produktivität, der in den Medien als einer der erfolgreichsten Akteure im deutschen Markt bezeichnet wird. Für seine Referententätigkeit wurde er mehrfach ausgezeichnet, zudem verfasste der Bestseller-Autor bereits 10 Bücher. Auf seiner Website www.peoplebuilding.de finden Sie mehr über ihn und sein Angebot.
Rechtsanwalt
Fachanwalt für Arbeitsrecht
Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht
Solicitor (England und Wales)
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