Vorsicht bei Geschenken an Arbeitnehmer und Geschäftspartner

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Geschen­ke sind ein bewähr­tes Mit­tel, um Bezie­hun­gen zu stär­ken – sei es zu Geschäfts­part­nern, Kun­den oder den eige­nen Mit­ar­bei­ten­den. Aller­dings brin­gen sie steu­er­li­che Her­aus­for­de­run­gen mit sich, die Unter­neh­mer berück­sich­ti­gen müs­sen. Die rich­ti­ge Hand­ha­bung sol­cher Zuwen­dun­gen ist nicht nur essen­zi­ell, um finan­zi­el­le Vor­tei­le zu sichern, son­dern auch, um unlieb­sa­me Über­ra­schun­gen bei Steu­er­prü­fun­gen zu ver­mei­den.

Geschen­ke an Arbeit­neh­mer

Geschen­ke an eige­ne Arbeit­neh­mer gel­ten grund­sätz­lich als Betriebs­aus­ga­ben und sind steu­er­lich abzieh­bar. Hier­für sieht das Ein­kom­men­steu­er­ge­setz kei­ne Abzugs­be­schrän­kun­gen vor und das unab­hän­gig von dem Wert des Geschenks. Der Grund hier­für ist, dass es sich bei dem Geschenk um Arbeits­lohn han­delt, als Hono­rie­rung der Arbeits­leis­tung.

Geschen­ke an Geschäfts­part­ner und Kun­den

Bei Geschen­ken an Geschäfts­part­ner oder Kun­den gel­ten stren­ge­re Vor­schrif­ten. Die Höhe der steu­er­lich abzieh­ba­ren Kos­ten hängt von der Art und dem Wert des Geschenks ab.

Mit dem Wachs­tums­chan­cen­ge­setz wur­de die Frei­gren­ze für Wirt­schafts­jah­re, die nach dem 31.12.2023 begin­nen, d.h. ab dem Jahr 2024, für Betriebs­aus­ga­ben von 35 Euro auf 50 Euro pro Jahr und Emp­fän­ger erhöht (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EstG). Geschen­ke unter­halb die­ser Gren­ze sind als Betriebs­aus­ga­ben abzieh­bar. Alle Auf­wen­dun­gen für die Zuwen­dun­gen an den Geschäfts­part­ner oder Kun­den im Wirt­schafts­jahr sind zusam­men­zu­rech­nen. Hat ein Emp­fän­ger meh­re­re Geschen­ke erhal­ten, ist die Sum­me aller Auf­wen­dun­gen mit der Frei­gren­ze zu ver­glei­chen.

Ist der Unter­neh­mer zum Vor­steu­er­ab­zug berech­tigt, ist der Net­to­wert des Geschenks mit der 50 €-Gren­ze zu ver­glei­chen. Ist der Unter­neh­mer hin­ge­gen nicht zum Vor­steu­er­ab­zug berech­tigt (z. B. in der Regel Ver­si­che­rungs­ver­tre­ter oder Ärz­te), ist der Brut­to­wert der Geschen­ke maß­ge­bend.

Auf­zeich­nungs­pflicht

Damit das Finanz­amt das Über­schrei­ten der 50 €-Gren­ze ins­be­son­de­re auch bei meh­re­ren Geschen­ken an einen Emp­fän­ger leicht über­prü­fen kann, sind die Geschen­ke an Geschäfts­part­ner und Kun­den gem. § 4 Abs. 7 EStG fort­lau­fend, zeit­nah, ein­zeln und getrennt von den übri­gen Betriebs­aus­ga­ben auf­zu­zeich­nen. Für nicht geson­dert auf­ge­zeich­ne­te Geschen­ke ent­fällt der kom­plet­te Betriebs­aus­ga­ben­ab­zug, auch wenn der Wert des jewei­li­gen Geschenks weni­ger als 50 € beträgt.

Vor­steu­er­ab­zug und Umsatz­steu­er­pflicht

Neben der Mög­lich­keit des Betriebs­aus­ga­ben­ab­zugs stellt sich für den schen­ken­den Unter­neh­mer die Fra­ge, ob die für die ange­schaff­ten oder her­ge­stell­ten Geschen­ke gezahl­te Umsatz­steu­er als Vor­steu­er nach Maß­ga­be des § 15 UStG abzieh­bar ist. Hier­für sind zunächst die all­ge­mei­nen Grund­sät­ze des § 15 UStG zu prü­fen. Ins­be­son­de­re muss es sich um eine Lie­fe­rung oder sons­ti­ge Leis­tung eines ande­ren Unter­neh­mers für das Unter­neh­men han­deln und der schen­ken­de Unter­neh­mer muss eine nach den Vor­schrif­ten der §§ 14, 14a UStG aus­ge­stell­te Ein­gangs­rech­nung besit­zen. Zudem darf der Vor­steu­er­ab­zug nicht nach § 15 Abs. 2 bzw. Abs. 3 UStG aus­ge­schlos­sen sein.

Beschenkt der Unter­neh­mer einen sei­ner eige­nen Arbeit­neh­mer und stellt das Geschenk bei die­sem eine nicht zum Arbeits­lohn gehö­ren­de Auf­merk­sam­keit dar, ist der Vor­steu­er­ab­zug in vol­ler Höhe zuläs­sig. Zu den Auf­merk­sam­kei­ten zäh­len gele­gent­li­che Zuwen­dun­gen (wie Blu­men, Pra­li­nen oder ein Buch) bis zu einem Brut­to­wert von 60 €, die dem Arbeit­neh­mer oder sei­nen Ange­hö­ri­gen aus Anlass eines beson­de­ren per­sön­li­chen Ereig­nis­ses zuge­wen­det wer­den. Wird die 60 €-Gren­ze für Auf­merk­sam­kei­ten über­schrit­ten, ist der Vor­steu­er­ab­zug für den Unter­neh­mer voll­stän­dig aus­ge­schlos­sen.

Bei Geschen­ken an Geschäfts­part­ner und Kun­den fin­det für die Vor­steu­er­ab­zugs­be­rech­ti­gung – wie bereits bei dem Betriebs­aus­ga­ben­ab­zug – die 50 €-Gren­ze Anwen­dung. Betra­gen die Auf­wen­dun­gen je Emp­fän­ger und Kalen­der­jahr weni­ger als 50 €, kön­nen die Auf­wen­dun­gen für das Geschenk sowohl als Betriebs­aus­ga­be abge­setzt als auch die gezahl­te Umsatz­steu­er als Vor­steu­er abge­zo­gen wer­den. Wird die 50 €-Gren­ze über­schrit­ten, ist nicht nur der Betriebs­aus­ga­ben­ab­zug (nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG), son­dern auch der Vor­steu­er­ab­zug (nach § 15 Abs. 1a Satz 1 UStG) aus­ge­schlos­sen.

Steu­er­li­che Aus­wir­kun­gen beim Emp­fän­ger

Geschen­ke unter­lie­gen beim Emp­fän­ger höchs­tens der Schen­kung­steu­er?

Lei­der ein Irr­glau­be. Da der Emp­fän­ger das Geschenk grund­sätz­lich auf­grund geschäft­li­cher oder ver­trag­li­cher Bezie­hun­gen erhält, kann das Geschenk für den Emp­fän­ger steu­er- und bei­trags­pflich­ti­ger Arbeits­lohn (Emp­fän­ger ist Arbeit­neh­mer) oder eine steu­er­pflich­ti­ge Betriebs­ein­nah­me (Emp­fän­ger ist Geschäftspartner/ Kun­de) dar­stel­len.

Erhält ein Arbeit­neh­mer von sei­nem Arbeit­ge­ber ein Geschenk, han­delt es sich um eine Zuwen­dung aus dem Arbeits­ver­hält­nis. Das Geschenk muss des­halb in der Lohn- oder Gehalts­ab­rech­nung des Arbeit­neh­mers auf­ge­führt und Geschen­ke, die nicht in Geld bestehen als Sach­be­zug ver­steu­ert wer­den. Geschen­ke unter­lie­gen auch den Sozi­al­ab­ga­ben.

Beschenkt der Unter­neh­mer einen unter­neh­me­risch täti­gen Geschäfts­part­ner oder Kun­den, führt das Geschenk bei dem Emp­fän­ger zu einer Betriebs­ein­nah­me. Der Emp­fän­ger hat das Geschenk in sei­ner Buch­füh­rung gewin­n­er­hö­hend zu erfas­sen (nach § 6 Abs. 4 EStG) und zwar unab­hän­gig davon, ob der Schen­ker einen Betriebs­aus­ga­ben­ab­zug nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG in Anspruch neh­men kann und damit auch unab­hän­gig davon, ob der Wert des Geschenks ober­halb oder unter­halb der 50 €-Gren­ze liegt.

Ist der Emp­fän­ger des Geschenks eine Pri­vat­per­son, ist bei die­sem die steu­er­li­che Beur­tei­lung am ein­fachs­ten. Das erhal­te­ne Geschenk löst kei­ne steu­er­li­chen Fol­gen aus, da kein Zufluss im Rah­men einer der sie­ben Ein­kunfts­ar­ten vor­liegt.

Pau­schal­be­steue­rung als Lösung

Dass der beschenk­te Arbeit­neh­mer bzw. Geschäfts­part­ner oder Kun­de auf das erhal­te­ne Geschenk noch Steu­ern zah­len muss, ist vom Schen­ker oft nicht gewollt. Damit das Geschenk steu­er­frei und damit ein „rich­ti­ges“ Geschenk ist, gestat­tet § 37b EStG unter den dort genann­ten Vor­aus­set­zun­gen, dass der Schen­ker die Ein­kom­men­steu­er zu sei­nen Las­ten über­neh­men und abfüh­ren kann. Das gilt sowohl für Geschen­ke an Geschäfts­part­ner (§ 37b Abs. 1 EStG) als auch für Geschen­ke an eige­ne Arbeit­neh­mer (§ 37b Abs. 2 EStG).

Steu­er­pla­nung zahlt sich aus

Um steu­er­li­che Risi­ken bei der Ver­ga­be von Geschen­ken zu mini­mie­ren, soll­ten Unter­neh­men eini­ge wesent­li­che Punk­te beach­ten. Zunächst ist eine sorg­fäl­ti­ge Doku­men­ta­ti­on uner­läss­lich. Sämt­li­che Geschen­ke müs­sen prä­zi­se auf­ge­zeich­net wer­den, um die Anfor­de­run­gen des § 4 Abs. 7 EStG zu erfül­len. Die­se Doku­men­ta­ti­on bil­det die Grund­la­ge dafür, den Betriebs­aus­ga­ben- und Vor­steu­er­ab­zug gel­tend machen zu kön­nen.

Dar­über hin­aus ist es wich­tig, den Emp­fän­ger­kreis klar zu defi­nie­ren. Die steu­er­li­che Behand­lung von Geschen­ken vari­iert erheb­lich, je nach­dem, ob die­se an eige­ne Arbeit­neh­mer, Geschäfts­part­ner oder Kun­den gehen. Eine genaue Prü­fung der Adres­sa­ten ist daher unver­zicht­bar, um die jeweils gel­ten­den Rege­lun­gen kor­rekt anzu­wen­den.

Schließ­lich kann in bestimm­ten Fäl­len die stra­te­gi­sche Nut­zung der pau­scha­len Besteue­rung nach § 37b EStG eine sinn­vol­le Lösung dar­stel­len. Ins­be­son­de­re bei höher­wer­ti­gen Geschen­ken oder in Situa­tio­nen, in denen Unsi­cher­hei­ten bestehen, ermög­licht die­se Metho­de eine deut­li­che Ver­ein­fa­chung der steu­er­li­chen Hand­ha­bung und ent­las­tet zugleich die Beschenk­ten von steu­er­li­chen Ver­pflich­tun­gen.

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