Das Amt wirksam niederlegen: Das müssen GmbH-Geschäftsführer wissen

Die Amts­nie­der­le­gung eines Geschäfts­füh­rers ist eigent­lich nichts Unge­wöhn­li­ches. Den­noch sorgt sie in der Pra­xis immer wie­der für Unsi­cher­heit, manch­mal gar für Ärger, vor allem for­ma­ler Art. Wel­che Unter­la­gen sind in wel­cher Form dem Han­dels­re­gis­ter vor­zu­le­gen? Und was darf das Regis­ter über­haupt prü­fen – und monie­ren?

Bestellt wird der Geschäfts­füh­rer einer GmbH durch Beschluss der Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung. Enden kann sei­ne Organ­stel­lung vor allem durch Abbe­ru­fung oder Amts­nie­der­le­gung. Amts­nie­der­le­gung bedeu­tet, dass der Geschäfts­füh­rer aus eige­nem Wil­len auf das Amt ver­zich­tet. Gesetz­lich ist die­se Mög­lich­keit nicht aus­drück­lich gere­gelt, aber als ein­sei­ti­ges Gestal­tungs­recht des Geschäfts­füh­rers aner­kannt. Die Amts­nie­der­le­gung ist eine emp­fangs­be­dürf­ti­ge Wil­lens­er­klä­rung, die der Geschäfts­füh­rer gegen­über dem zustän­di­gen Bestel­lungs­or­gan, in der Regel der Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung, abge­ben muss.

Einer Form bedarf die Nie­der­le­gungs­er­klä­rung nicht, also weder der Schrift­form noch der nota­ri­el­len Beur­kun­dung. Die Erklä­rung kann der Geschäfts­füh­rer auch auf­schie­bend bedingt abge­ben. In der Pra­xis wird sie, um eine „füh­rungs­lo­se“ Gesell­schaft zu ver­mei­den, häu­fig auf­schie­bend bedingt auf den Zeit­punkt der Ein­tra­gung im Han­dels­re­gis­ter abge­ge­ben: So bleibt der Geschäfts­füh­rer bis dahin im Amt und ist anmel­de­be­fugt. Denn jede Ände­rung in der Per­son des Geschäfts­füh­rers ist nach § 39 Absatz 1 GmbHG zur Ein­tra­gung in das Han­dels­re­gis­ter anzu­mel­den, zustän­dig ist grund­sätz­lich der Geschäfts­füh­rer, der noch im Amt ist.

Trotz Form­frei­heit: Kein Nach­weis per Docu­Sign-Signa­tu­ren zuläs­sig?

Recht­lich kom­pli­ziert wird es manch­mal, wenn es um den Nach­weis der nöti­gen Vor­aus­set­zun­gen geht. So kam es auch zu einem Rechts­streit, über den das Ber­li­ner Kam­mer­ge­richt (KG) vor eini­gen Jah­ren ent­schei­den muss­te.

Der allein­ver­tre­tungs­be­rech­tig­te Geschäfts­füh­rer einer UG (haf­tungs­be­schränkt) war seit 2020 im Han­dels­re­gis­ter des AG Char­lot­ten­burg ein­ge­tra­gen. Im März 2022 mel­de­te er mit nota­ri­ell beglau­big­ter elek­tro­ni­scher Erklä­rung sein Aus­schei­den an. Bei­gefügt war ein unda­tier­tes Pro­to­koll einer Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung als elek­tro­ni­sches Doku­ment. Dar­in erklär­te der Geschäfts­füh­rer sei­ne Amts­nie­der­le­gung auf­schie­bend bedingt auf den Zeit­punkt der Ein­tra­gung. Die Unter­schrif­ten der Gesell­schaf­ter tru­gen den Ver­merk „Docu­Si­gned”, waren also über den elek­tro­ni­schen Signa­tur­dienst „Docu­Sign“ geleis­tet wor­den.

Doch das Amts­ge­richt Char­lot­ten­burg lehn­te den Voll­zug ab. Es argu­men­tier­te im Wesent­li­chen, das Regis­ter­ge­richt kön­ne die über Docu­Sign erzeug­ten Signa­tu­ren nicht über­prü­fen und daher nicht von wirk­sa­men Unter­schrif­ten aus­ge­hen. Das Gericht for­der­te einen eigen­hän­dig unter­zeich­ne­ten Gesell­schaf­ter­be­schluss.

Kam­mer­ge­richt Ber­lin: Das Pro­to­koll reicht …

Nach § 39 Absatz 2 GmbHG muss der Geschäfts­füh­rer zum Nach­weis die Urkun­den über die Been­di­gung der Geschäfts­füh­rung in Urschrift oder in beglau­big­ter Abschrift vor­le­gen. Sowohl die Nie­der­le­gungs­er­klä­rung selbst muss also doku­men­tiert sein als auch deren Zugang beim Bestel­lungs­or­gan, in der Regel also der Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung.

Seit der Ein­füh­rung des elek­tro­ni­schen Han­dels­re­gis­ters sind Doku­men­te nach § 12 Abs. 2 HGB elek­tro­nisch ein­zu­rei­chen. Soweit eine Urschrift oder Abschrift vor­zu­le­gen ist, genügt die Ein­rei­chung einer elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nung. Was aber, wenn das betref­fen­de Doku­ment von vorn­her­ein nur digi­tal exis­tiert, also nie ein Papier­do­ku­ment war?

Das KG stell­te sich zeit­ge­mä­ßer auf als das Han­dels­re­gis­ter beim Amts­ge­richt. Den Rich­tern reich­ten die Unter­la­gen, sie gaben dem Geschäfts­füh­rer Recht (KG Ber­lin, Beschluss vom 30. Juni 2022, Az. 22 W 36/22). Sie erin­ner­ten dar­an, dass die Nie­der­le­gungs­er­klä­rung kei­ner Form bedarf. Des­halb sei die Fra­ge, ob eine Docu­Sign-Signa­tur eine wirk­sa­me Unter­schrift dar­stellt, für die Nie­der­le­gung selbst völ­lig irrele­vant. Erst recht bedurf­ten, so der Senat, die Unter­schrif­ten der übri­gen Gesell­schaf­ter kei­ner beson­de­ren Form, schließ­lich müs­sen die­se für die Amts­nie­der­le­gung des Geschäfts­füh­rers gar kei­ne eige­ne Wil­lens­er­klä­rung abge­ben.

… auch wenn es elek­tro­nisch erstellt wur­de

Das ein­ge­reich­te Pro­to­koll beleg­te nach Auf­fas­sung des KG sowohl die Abga­be der Nie­der­le­gungs­er­klä­rung als auch deren Zugang beim der Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung.

Beson­ders bedeut­sam: Das KG stell­te sich aus­drück­lich gegen die teil­wei­se ver­tre­te­ne Auf­fas­sung, ein elek­tro­ni­sches Doku­ment erfül­le nur dann die Anfor­de­run­gen von § 12 Abs. 2 Satz 2 HGB, wenn es sich um ein digi­ta­li­sier­tes Papier­do­ku­ment han­delt. Die Rich­ter mach­ten klar: Der Begriff der „Auf­zeich­nung” sei nicht auf die Repro­duk­ti­on eines phy­si­schen Ori­gi­nals beschränkt, son­dern mei­ne auch, einen Vor­gang ori­gi­när in elek­tro­ni­scher Form fest­zu­hal­ten. Schließ­lich ist es nach § 48 Abs. 2 GmbHG mög­lich, Gesell­schaf­ter­be­schlüs­se in Text­form zu fas­sen. Wenn aber die Beschluss­fas­sung selbst elek­tro­nisch zuläs­sig sei, müs­se auch das dar­aus resul­tie­ren­de Pro­to­koll in rein elek­tro­ni­scher Form ein­reich­bar sein. Einer nota­ri­el­len Erstel­lung bedür­fe es nicht, erklär­te das KG.

Die begrenz­ten Kom­pe­ten­zen des Regis­ter­ge­richts

Für die Regis­ter­pra­xis war das eine wich­ti­ge Ent­schei­dung. Dass Regis­ter­ge­rich­te rein elek­tro­nisch erstell­te Pro­to­kol­le nicht allein des­halb zurück­wei­sen dür­fen, weil kein Papier­do­ku­ment zugrun­de liegt, ist in einer zuneh­mend digi­ta­li­sier­ten Geschäfts­welt ein schlicht not­wen­di­ges Signal.

Die Ent­schei­dung aus Ber­lin zeigt zudem die Gren­zen der regis­ter­ge­richt­li­chen Prü­fung auf. Auf­ga­be des Regis­ter­ge­richts ist es, die for­mel­len Vor­aus­set­zun­gen der Anmel­dung zu prü­fen. Kei­nen Grund hat es hin­ge­gen, die inhalt­li­che Rich­tig­keit eines ein­ge­reich­ten Pro­to­kolls infra­ge zu stel­len, solan­ge kei­ne kon­kre­ten Anhalts­punk­te dafür vor­lie­gen, dass etwas falsch sein könn­te.

Das KG hat damit einen pra­xis­ge­rech­ten und zeit­ge­mä­ßen Maß­stab ange­legt, der die elek­tro­ni­sche Doku­men­ta­ti­on gesell­schafts­recht­li­cher Vor­gän­ge im Regis­ter­ver­fah­ren stärkt. So bleibt die Amts­nie­der­le­gung ein fle­xi­bles Instru­ment, sofern der Nach­weis gegen­über dem Regis­ter­ge­richt sau­ber geführt wird.

Pra­xis­tipps für die rechts­si­che­re Amts­nie­der­le­gung:

• Erklä­rung doku­men­tie­ren

Bei aller Form­frei­heit soll­te die Nie­der­le­gungs­er­klä­rung doch doku­men­tiert wer­den, um den Nach­weis gegen­über dem Regis­ter­ge­richt füh­ren zu kön­nen.

• Erklä­rung und Zugang ins (elek­tro­ni­sche) Pro­to­koll auf­neh­men

Erklärt der Geschäfts­füh­rer die Nie­der­le­gung im Rah­men einer Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung, soll­te das Pro­to­koll sowohl die­se Erklä­rung als auch deren Zugang bei den Gesell­schaf­tern erken­nen las­sen. Das Pro­to­koll kann rein elek­tro­nisch erstellt sein, das reicht als Unter­la­ge im Sin­ne der §§ 39 Abs. 2 GmbHG, 12 Abs. 2 HGB.

• Auf­schie­bend bedingt auf die Ein­tra­gung im Han­dels­re­gis­ter

Eine auf­schie­ben­de Bedin­gung auf den Ein­tra­gungs­zeit­punkt ist zuläs­sig und emp­fiehlt sich ins­be­son­de­re bei Allein­ge­schäfts­füh­rern, um eine Füh­rungs­lo­sig­keit der Gesell­schaft zu ver­mei­den.