Ladungsfrist zur Gesellschafterversammlung: Richtig berechnen, richtig vereinbaren

BEITRAG TEILEN

Eine Frist rich­tig zu berech­nen, das klingt sim­pel? Tat­säch­lich kommt es ziem­lich oft zu Feh­lern. Wel­che Fris­ten gel­ten, wie man sie rich­tig berech­net und wie eine kla­re Klau­sel im Gesell­schafts­ver­trag aus­se­hen kann, zeigt Chris­tia­ne Butt­s­chardt.

Erstaun­lich häu­fig wer­den die Fris­ten zur Ladung einer Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung nicht ein­ge­hal­ten,  weil es Feh­ler bei der Berech­nung gab. Dadurch kön­nen die bei der Ver­samm­lung gefass­ten Beschlüs­se unwirk­sam und anfecht­bar sein.

Erfah­rungs­ge­mäß gehen vie­le Gesell­schaf­ter auto­ma­tisch davon aus, dass die Ladungs­frist zwei Wochen betra­ge. Dies mag in den meis­ten Sat­zun­gen, also dem Gesell­schafts­ver­trag, auch so gere­gelt sein. Der gesetz­li­che Regel­fall aber beträgt nur eine Woche (§ 51 Abs. 1 S. 2 GmbH-Gesetz, GmbHG).

Ist die Ladungs­frist im Gesell­schafts­ver­trag gere­gelt, geht die­se Rege­lung der gesetz­lich vor­ge­se­he­nen Ladungs­frist vor. Wich­tig ist aller­dings, dass die gesetz­li­che Ladungs­frist nicht per Sat­zung ver­kürzt wer­den darf. Denn dann könn­te die Ladungs­frist ihren Zweck nicht mehr erfül­len: Die Gesell­schaf­ter sol­len sich infor­mie­ren, vor­be­rei­ten und eine Mei­nung zu den Tages­ord­nungs­punk­ten bil­den kön­nen.

• Pra­xis­tipp: Prü­fen Sie vor Erstel­lung der Ladung stets die Sat­zung auf eine Ladungs­frist.

Die Wochenfrist richtig berechnen

Die Berech­nung der Ladungs­frist rich­tet sich nach dem Bür­ger­li­chen Gesetz­buch.

Beträgt die Ladungs­frist eine Woche, läuft die Frist an dem­sel­ben Wochen­tag ab, an dem in der Vor­wo­che die Ein­la­dung zuge­stellt wor­den ist. Soll die Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung also am Don­ners­tag, den 18. August 2022 statt­fin­den, so muss die Ladung spä­tes­tens am Mitt­woch, dem 10. August 2022 zuge­stellt wor­den sein.

Bei­spiel: Ein Geschäfts­füh­rer lädt die Gesell­schaf­ter der GmbH mit Schrei­ben vom Diens­tag, 23. August 2022, zur Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung ein. Er gibt die Ein­la­dung noch am sel­ben Tag bei der ört­li­chen Post­fi­lia­le als Ein­schrei­ben auf. Mit dem Zugang bei den Gesell­schaf­tern ist dann am Don­ners­tag, 25. August 2022, zu rech­nen.

Die Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung darf somit frü­hes­tens am Frei­tag, 2. Sep­tem­ber 2022 abge­hal­ten wer­den.

• Pra­xis­tipp: Pla­nen Sie bei der Ver­sen­dung der Ladun­gen lie­ber 2–4 Tage Puf­fer ein, um auf der siche­ren Sei­te zu sein.

Immer wie­der kommt es auch zu Ver­zö­ge­run­gen durch die Post, die­se soll­ten ein­kal­ku­liert wer­den. Auch wenn es nach der Recht­spre­chung des Bun­des­ge­richts­hofs in sol­chen Fäl­len nicht auf den tat­säch­li­chen Zugang der Ladung ankommt, son­dern auf den unter regel­mä­ßi­gen Umstän­den zu erwar­ten­den Zugang, kann Streit so ver­mie­den wer­den. Aus die­sem Grund soll­te die Ladung auch per Ein­schrei­ben mit Rück­schein oder per­sön­li­cher Über­ga­be zuge­hen, so dass es kei­ne Unklar­hei­ten über das tat­säch­li­che Zugangs­da­tum gibt.

Die Zwei-Wochen-Frist richtig berechnen

Wie bereits erwähnt, betra­gen die Ladungs­fris­ten gemäß den Gesell­schafts­ver­trä­gen übli­cher­wei­se zwei Wochen. So wird den Gesell­schaf­tern sowohl in orga­ni­sa­to­ri­scher als auch in infor­ma­ti­ver Hin­sicht ein Spiel­raum gewährt, der den­noch die Inter­es­sen der Gesell­schaft berück­sich­tigt.

Bei der Berech­nung der Ladungs­frist ändert sich hier logi­scher­wei­se nichts: Beträgt die Ladungs­frist zwei Wochen, so läuft die Frist an dem­sel­ben Wochen­tag ab, an dem in der Vor-Vor­wo­che die Ein­la­dung zuge­stellt wor­den ist. Soll die Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung also wie im obi­gen Bei­spiel, am Don­ners­tag, den 1. Sep­tem­ber 2022 statt­fin­den, so muss die Ladung spä­tes­tens am Mitt­woch, dem 17. August 2022 zuge­stellt wor­den sein.

Selbst­ver­ständ­lich kann auch eine Tages­frist im Gesell­schafts­ver­trag ver­ein­bart wer­den, wobei auch hier die gesetz­li­che Frist von einer Woche nicht unter­schrit­ten wer­den darf. Zur Klar­stel­lung noch ein Bei­spiel, wenn die Ladungs­frist 10 Tage beträgt: Wenn die Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung wie­der am 1. Sep­tem­ber 2022 statt­fin­den soll, muss die Ladung am 22. August 2022 zuge­stellt sein.

Musterklauseln: Die eindeutig geregelte Ladungsfrist

• Pra­xis­tipp Sat­zungs­ge­stal­tung: In der Pra­xis hat es sich bewährt, die Ladungs­frist auf zwei Wochen zu ver­län­gern. In der Regel pro­fi­tie­ren davon alle Betei­lig­ten. Doch bei der For­mu­lie­rung ist Vor­sicht gebo­ten, damit abso­lu­te Klar­heit hin­sicht­lich der Ladungs­frist besteht.

Eine ein­deu­ti­ge Klau­sel könn­te z.B. so aus­se­hen:

„Die Ein­be­ru­fung der Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung erfolgt durch ein­ge­schrie­be­nen Brief (Über­ga­be- oder Ein­wurf­ein­schrei­ben) an jeden Gesell­schaf­ter an die letz­te vom Gesell­schaf­ter der Gesell­schaft bekannt gege­be­ne Adres­se unter Anga­be von Ort, Tag, Zeit und Tages­ord­nung, mit einer Frist von min­des­tens zwei (2) Wochen. Bei Eil­be­dürf­tig­keit kann die Ein­be­ru­fung mit einer ange­mes­se­nen kür­ze­ren Frist erfol­gen. Der Lauf der Frist beginnt mit dem der Auf­ga­be zur Post fol­gen­den Tag. Der Tag der Ver­samm-lung wird bei der Berech­nung der Frist nicht mit­ge­zählt.“

Oder

„Die Ein­be­ru­fung der Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung hat durch die Geschäfts­füh­rer mit­tels ein­ge­schrie­be­nen Brie­fes an sämt­li­che Gesell­schaf­ter mit einer Frist von min­des­tens 14 Tagen zu erfol­gen. Der Lauf der Frist beginnt mit dem Tage der Auf­ga­be zur Post. Der Tag der Ver­samm­lung wird nicht mit­ge­rech­net. Die Absen­dung an die letz­te der Gesell­schaft mit­ge­teil­te Anschrift genügt.“

Erfah­rungs­ge­mäß sind Wochen­fris­ten leich­ter zu berech­nen als Tages­fris­ten, hier ist die Feh­ler­an­fäl­lig­keit deut­lich gerin­ger. Fer­ner soll­te in der Sat­zung genau fest­ge­legt sein, wann die Frist zu lau­fen beginnt und dass der Tag der Ver­samm­lung nicht mit­ge­zählt wird.

Chris­tia­ne Butt­s­chardt berät Unter­neh­men aller Grö­ßen, vor­wie­gend mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men, sowie deren Gesell­schaf­ter und Geschäfts­füh­rer in allen Fra­gen des Gesell­schafts­rechts. Sie ist ins­be­son­de­re auch bei Unter­neh­mens­trans­ak­tio­nen bera­tend tätig. https://de.linkedin.com/in/christiane-buttschardt-899398211

BEITRAG TEILEN