Ladungsfrist zur Gesellschafterversammlung: Richtig berechnen, richtig vereinbaren

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Eine Frist richtig zu berech­nen, das klingt sim­pel? Tat­säch­lich kommt es ziem­lich oft zu Fehlern. Welche Fris­ten gel­ten, wie man sie richtig berech­net und wie eine klare Klausel im Gesellschaftsver­trag ausse­hen kann, zeigt Chris­tiane Buttschardt.

Erstaunlich häu­fig wer­den die Fris­ten zur Ladung ein­er Gesellschafter­ver­samm­lung nicht einge­hal­ten,  weil es Fehler bei der Berech­nung gab. Dadurch kön­nen die bei der Ver­samm­lung gefassten Beschlüsse unwirk­sam und anfecht­bar sein.

Erfahrungs­gemäß gehen viele Gesellschafter automa­tisch davon aus, dass die Ladungs­frist zwei Wochen betrage. Dies mag in den meis­ten Satzun­gen, also dem Gesellschaftsver­trag, auch so geregelt sein. Der geset­zliche Regelfall aber beträgt nur eine Woche (§ 51 Abs. 1 S. 2 GmbH-Gesetz, Gmb­HG).

Ist die Ladungs­frist im Gesellschaftsver­trag geregelt, geht diese Regelung der geset­zlich vorge­se­henen Ladungs­frist vor. Wichtig ist allerd­ings, dass die geset­zliche Ladungs­frist nicht per Satzung verkürzt wer­den darf. Denn dann kön­nte die Ladungs­frist ihren Zweck nicht mehr erfüllen: Die Gesellschafter sollen sich informieren, vor­bere­it­en und eine Mei­n­ung zu den Tage­sor­d­nungspunk­ten bilden kön­nen.

• Prax­istipp: Prüfen Sie vor Erstel­lung der Ladung stets die Satzung auf eine Ladungs­frist.

Die Wochenfrist richtig berechnen

Die Berech­nung der Ladungs­frist richtet sich nach dem Bürg­er­lichen Geset­zbuch.

Beträgt die Ladungs­frist eine Woche, läuft die Frist an dem­sel­ben Wochen­tag ab, an dem in der Vor­woche die Ein­ladung zugestellt wor­den ist. Soll die Gesellschafter­ver­samm­lung also am Don­ner­stag, den 18. August 2022 stat­tfind­en, so muss die Ladung spätestens am Mittwoch, dem 10. August 2022 zugestellt wor­den sein.

Beispiel: Ein Geschäfts­führer lädt die Gesellschafter der GmbH mit Schreiben vom Dien­stag, 23. August 2022, zur Gesellschafter­ver­samm­lung ein. Er gibt die Ein­ladung noch am sel­ben Tag bei der örtlichen Post­fil­iale als Ein­schreiben auf. Mit dem Zugang bei den Gesellschaftern ist dann am Don­ner­stag, 25. August 2022, zu rech­nen.

Die Gesellschafter­ver­samm­lung darf somit früh­estens am Fre­itag, 2. Sep­tem­ber 2022 abge­hal­ten wer­den.

• Prax­is­tipp: Pla­nen Sie bei der Versendung der Ladun­gen lieber 2–4 Tage Puffer ein, um auf der sicheren Seite zu sein.

Immer wieder kommt es auch zu Verzögerun­gen durch die Post, diese soll­ten einkalkuliert wer­den. Auch wenn es nach der Recht­sprechung des Bun­des­gericht­shofs in solchen Fällen nicht auf den tat­säch­lichen Zugang der Ladung ankommt, son­dern auf den unter regelmäßi­gen Umstän­den zu erwartenden Zugang, kann Stre­it so ver­mieden wer­den. Aus diesem Grund sollte die Ladung auch per Ein­schreiben mit Rückschein oder per­sön­lich­er Über­gabe zuge­hen, so dass es keine Unklarheit­en über das tat­säch­liche Zugangs­da­tum gibt.

Die Zwei-Wochen-Frist richtig berechnen

Wie bere­its erwäh­nt, betra­gen die Ladungs­fris­ten gemäß den Gesellschaftsverträ­gen üblicher­weise zwei Wochen. So wird den Gesellschaftern sowohl in organ­isatorisch­er als auch in infor­ma­tiv­er Hin­sicht ein Spiel­raum gewährt, der den­noch die Inter­essen der Gesellschaft berück­sichtigt.

Bei der Berech­nung der Ladungs­frist ändert sich hier logis­cher­weise nichts: Beträgt die Ladungs­frist zwei Wochen, so läuft die Frist an dem­sel­ben Wochen­tag ab, an dem in der Vor-Vor­woche die Ein­ladung zugestellt wor­den ist. Soll die Gesellschafter­ver­samm­lung also wie im obi­gen Beispiel, am Don­ner­stag, den 1. Sep­tem­ber 2022 stat­tfind­en, so muss die Ladung spätestens am Mittwoch, dem 17. August 2022 zugestellt wor­den sein.

Selb­stver­ständlich kann auch eine Tages­frist im Gesellschaftsver­trag vere­in­bart wer­den, wobei auch hier die geset­zliche Frist von ein­er Woche nicht unter­schrit­ten wer­den darf. Zur Klarstel­lung noch ein Beispiel, wenn die Ladungs­frist 10 Tage beträgt: Wenn die Gesellschafter­ver­samm­lung wieder am 1. Sep­tem­ber 2022 stat­tfind­en soll, muss die Ladung am 22. August 2022 zugestellt sein.

Musterklauseln: Die eindeutig geregelte Ladungsfrist

• Prax­is­tipp Satzungs­gestal­tung: In der Prax­is hat es sich bewährt, die Ladungs­frist auf zwei Wochen zu ver­längern. In der Regel prof­i­tieren davon alle Beteiligten. Doch bei der For­mulierung ist Vor­sicht geboten, damit absolute Klarheit hin­sichtlich der Ladungs­frist beste­ht.

Eine ein­deutige Klausel kön­nte z.B. so ausse­hen:

„Die Ein­beru­fung der Gesellschafter­ver­samm­lung erfol­gt durch eingeschriebe­nen Brief (Über­gabe- oder Ein­wur­fein­schreiben) an jeden Gesellschafter an die let­zte vom Gesellschafter der Gesellschaft bekan­nt gegebene Adresse unter Angabe von Ort, Tag, Zeit und Tage­sor­d­nung, mit ein­er Frist von min­destens zwei (2) Wochen. Bei Eilbedürftigkeit kann die Ein­beru­fung mit ein­er angemesse­nen kürz­eren Frist erfol­gen. Der Lauf der Frist begin­nt mit dem der Auf­gabe zur Post fol­gen­den Tag. Der Tag der Ver­samm-lung wird bei der Berech­nung der Frist nicht mit­gezählt.“

Oder

„Die Ein­beru­fung der Gesellschafter­ver­samm­lung hat durch die Geschäfts­führer mit­tels eingeschriebe­nen Briefes an sämtliche Gesellschafter mit ein­er Frist von min­destens 14 Tagen zu erfol­gen. Der Lauf der Frist begin­nt mit dem Tage der Auf­gabe zur Post. Der Tag der Ver­samm­lung wird nicht mit­gerech­net. Die Absendung an die let­zte der Gesellschaft mit­geteilte Anschrift genügt.“

Erfahrungs­gemäß sind Wochen­fris­ten leichter zu berech­nen als Tages­fris­ten, hier ist die Fehler­an­fäl­ligkeit deut­lich geringer. Fern­er sollte in der Satzung genau fest­gelegt sein, wann die Frist zu laufen begin­nt und dass der Tag der Ver­samm­lung nicht mit­gezählt wird.

Chris­tiane Buttschardt berät Unternehmen aller Größen, vor­wiegend mit­tel­ständis­che Unternehmen, sowie deren Gesellschafter und Geschäfts­führer in allen Fra­gen des Gesellschaft­srechts. Sie ist ins­beson­dere auch bei Unternehmen­stransak­tio­nen bera­tend tätig. https://de.linkedin.com/in/christiane-buttschardt-899398211

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