Echte Bürokratieentlastung: Der digitale Arbeitsvertrag soll kommen

Büro­kra­tie­ent­las­tungs­ge­set­ze hal­ten nicht immer, was sie ver­spre­chen. Doch die jetzt ver­öf­fent­lich­te For­mu­lie­rungs­hil­fe zum geplan­ten Büro­kra­tie­ent­las­tungs­ge­setz IV ent­hält wich­ti­ge Ände­run­gen für ein moder­ne­res Arbeits­recht. Arbeits­ver­trä­ge sol­len in Text­form mög­lich wer­den. Wird das umge­setzt, neigt sich die Ära der Papier­ver­trä­ge dem Ende zu.

Am 19. Juni 2024 wur­de sie beschlos­sen: Die For­mu­lie­rungs­hil­fe der Bun­des­re­gie­rung für den Ände­rungs­an­trag der Frak­tio­nen der SPD, vom Bünd­nis 90/Grüne und der FDP zum Ent­wurf des Vier­ten Büro­kra­tie­ent­las­tungs­ge­setz ent­hält zahl­rei­che Neue­run­gen, die Unter­neh­men ent­las­ten sol­len. Was für Unter­neh­men als Arbeit­ge­ber beson­ders wich­tig ist, sind die Ände­run­gen der Nach­weis­pflicht und die Form, in der Ver­trags­be­din­gun­gen doku­men­tiert und über­mit­telt wer­den.

Die wich­tigs­ten Ände­run­gen im Über­blick

Die Nach­weis­pflicht: Jetzt kommt der Arbeits­ver­trag per Mail

Eine zen­tra­le Neue­rung betrifft die Nach­weis­pflicht gemäß § 2 Nach­wG. Arbeit­ge­ber kön­nen künf­tig wesent­li­che Ver­trags­be­din­gun­gen nicht nur in Papier­form, son­dern auch in Text­form nie­der­le­gen und elek­tro­nisch (z.B. per E‑Mail) über­mit­teln. Doku­men­te dür­fen elek­tro­nisch über­mit­telt wer­den, wenn fol­gen­de Bedin­gun­gen erfüllt sind:

• Das Doku­ment muss für den Arbeit­neh­mer zugäng­lich, spei­cher­bar und aus­druck­bar sein.
• Der Arbeit­ge­ber muss den Arbeit­neh­mer bei der Über­mitt­lung zur Bestä­ti­gung des Emp­fangs auf­for­dern.

Ein schrift­li­cher Nach­weis ist damit nur noch auf Ver­lan­gen des Arbeit­neh­mers oder bei Arbeit­neh­mern erfor­der­lich, die in einem Wirt­schafts­zweig gemäß § 2a Abs. 1 Schwarz­ArbG (z. B. Bau­ge­wer­be, Gast­stät­ten, Trans­port­ge­wer­be, Gebäu­de­rei­ni­gung) tätig sind. Anders als bis­her kann der Nach­weis nicht nur durch einen schrift­li­chen Arbeits­ver­trag ersetzt wer­den, son­dern auch durch einen in Text­form abge­schlos­se­nen Arbeits­ver­trag. Arbeit­neh­mer dür­fen aber wei­ter­hin eine schrift­li­che Nie­der­schrift ver­lan­gen.

Mit die­sen Ände­run­gen käme der Gesetz­ge­ber der in Unter­neh­men schon geüb­ten Pra­xis ent­ge­gen, Arbeits­ver­trä­ge mit ein­fa­cher digi­ta­ler Unter­schrift abzu­schlie­ßen. Die noch im Regie­rungs­ent­wurf vor­ge­se­he­ne elek­tro­ni­sche Form, d.h. eine qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Unter­zeich­nung, ent­sprach in kei­ner Wei­se den Erfor­der­nis­sen der Wirt­schaft. Bis­her ver­fü­gen nur weni­ge Unter­neh­men und die wenigs­ten Arbeit­neh­mer über eine qua­li­fi­zier­te digi­ta­le Signa­tur, die zudem regel­mä­ßig zu erheb­li­chen tech­ni­schen Pro­ble­men führt.

Ände­run­gen im Ver­trag: Gehen jetzt auch per Mail

Ände­run­gen der wesent­li­chen Ver­trags­be­din­gun­gen müs­sen eben­falls kor­rekt doku­men­tiert wer­den. Die Ver­pflich­tung ent­fällt, wenn dem Arbeit­neh­mer ein Ände­rungs­ver­trag ent­we­der schrift­lich oder in Text­form über­mit­telt wird, der alle erfor­der­li­chen Ände­run­gen umfasst. Auch der Ände­rungs­ver­trag kann also per Mail über­mit­telt wer­den, auch bei Ände­run­gen kön­nen Arbeit­neh­mer aber eine zusätz­li­che Nie­der­schrift ein­for­dern.

Da es sich um einen Ände­rungs­ent­wurf aller Regie­rungs­frak­tio­nen han­delt, ist davon aus­zu­ge­hen, dass der geän­der­te Ent­wurf auch so beschlos­sen wer­den wird. Die ent­hal­te­nen Ände­run­gen sol­len die Büro­kra­tie für Arbeit­ge­ber redu­zie­ren und eine fle­xi­ble­re und zeit­ge­mä­ße­re Form der Doku­men­ten­über­mitt­lung ermög­li­chen. Es ist ein guter Anfang, auch wenn er recht spät kommt.