Planung und Zeitmanagement: Was vielen Mitarbeitern und Führungskräften einen Strich durch die Rechnung macht

Jeder, der die­se Zei­len liest, kennt zumin­dest Pha­sen einer enorm hohen Arbeits­last. Doch was macht einem einen Strich durch die Pla­nung eines Tages oder einer Woche? Was hält davon ab, pro­duk­ti­ver zu sein? Was kos­tet teil­wei­se unnö­tig Zeit? Unser Gast­au­tor Zach Davis klärt auf. 

Fragt man Men­schen, die eine fach­li­che oder füh­ren­de Ver­ant­wor­tung tra­gen (was der Autor die­ses Bei­trags sehr regel­mä­ßig macht), sind die Ant­wor­ten im Detail unter­schied­lich, aber im Kern doch sehr ähn­lich. Hier­bei fällt immer wie­der auf, dass es vier wie­der­keh­ren­de Ant­wort­ka­te­go­rien gibt, wel­che nach­fol­gend als „Berei­che“ bezeich­net wer­den.

Bereich 1: Fremd­steue­rung

Gegen Ende des Arbeits­ta­ges zie­hen Sie Bilanz und stel­len fest, dass Sie den gan­zen Tag über eine Men­ge gemacht und geschafft haben – nur nicht die Punk­te, die Sie an dem Tag eigent­lich machen woll­ten. Das Gefühl kennt sich jeder, der fach­lich oder per­so­nell Ver­ant­wor­tung trägt. Doch wor­an liegt das?

Das nor­ma­le Büro ist über die Jah­re schlei­chend zu einer „Unter­bre­chungs­fa­brik“ gewor­den. Nimmt man alle Quel­len der Unter­bre­chun­gen – allen vor­an E‑Mail, Tele­fon und Kol­le­gen – zusam­men, kom­men die meis­ten Men­schen auf 30 bis 100 Unter­bre­chun­gen an einem 8‑stündigen Arbeits­tag.

Jede Unter­bre­chung führt, je nach­dem wel­cher Unter­su­chung man Glau­ben schen­ken mag, zu einer Ver­län­ge­rung der für die Auf­ga­be benö­tig­ten Dau­er von 30 bis 70 %. Das sum­miert sich! Noch schlim­mer: Die Wahr­schein­lich­keit von Feh­lern und somit nied­ri­ge­rer Qua­li­tät steigt eben­falls an. Für vie­le Men­schen ist die Anzahl der Unter­bre­chun­gen auch zu einem wesent­li­chen Stress­fak­tor gewor­den.

Bereich 2: Stän­di­ge Ände­run­gen

An kaum einer Stel­le wird der Unter­schied zwi­schen Theo­rie und Pra­xis deut­li­cher als bei der Pla­nung und Prio­ri­sie­rung.

Auch, wenn die stän­di­ge Nicht­ein­hal­tung von Plä­nen man­che so sehr frus­triert, dass sie so gut wie gar nicht mehr pla­nen und nur noch „schau­en was heu­te pas­siert“ sowie reak­tiv han­deln, ist die Zufalls­steue­rung sicher nicht der Königs­weg. Natür­lich macht es Sinn, sich Gedan­ken in Bezug auf die Pla­nung – dif­fe­ren­ziert nach unter­schied­li­chen zeit­li­chen Dimen­sio­nen – und Prio­ri­sie­rung zu machen.

Wo liegt der Kern des Pro­blems? Man hat zum Zeit­punkt der Pla­nung (Glei­ches gilt für Prio­ri­täts­ent­schei­dun­gen) einen bestimm­ten Infor­ma­ti­ons­stand. Nach (!) der Pla­nung kom­men jedoch neue Infor­ma­tio­nen hin­zu.

Dabei gibt es neben den zusätz­li­chen Infor­ma­tio­nen zwei wei­te­re Pro­ble­me: Zum einen meint die Quel­le der Infor­ma­ti­on meis­tens, dass das Anlie­gen mög­lichst sofort zu erle­di­gen ist. Zum ande­ren hat das Neue oft eine grö­ße­re Anzie­hungs­kraft als das Alte. Oft wird das Neue dann ohne Not vor­ge­zo­gen und wirft damit den eigent­li­chen Plan über den Hau­fen.

Bereich 3: Stei­gen­de Infor­ma­ti­ons­flut

Es ist kei­ne neue Erkennt­nis, dass die Men­ge an Infor­ma­tio­nen, die der arbei­ten­de Mensch täg­lich zu ver­ar­bei­ten hat, im Lau­fe der Jah­re gestie­gen ist. Doch wor­an liegt das?

Die Schlag­wor­te der Erklä­rung sind hier­bei: Kom­pli­ziert­heit und Kom­ple­xi­tät. Vor allem Ers­te­res führt dazu, dass der Grad der Spe­zia­li­sie­rung immer wei­ter zunimmt. Durch die zuneh­men­de Spe­zia­li­sie­rung müs­sen Men­schen mehr mit­ein­an­der kom­mu­ni­zie­ren. Das wie­der­um ist über immer mehr Kanä­le und grö­ße­rer Men­gen (mal eben eine E‑Mail ans gesam­te Team) mög­lich – und genau das pas­siert.

Was ist die Lösung? Die Lösung besteht in einer regel­mä­ßi­gen Arbeit an der Nut­zungs­kon­ven­ti­on von Tools in der Orga­ni­sa­ti­on und der Kom­pe­tenz der Ein­zel­nen. Hier­zu gehört bspw. zur Ein­däm­mung der E‑Mail-Flut die Nut­zung von Kol­la­bo­ra­ti­ons­tools (und bit­te der Erklä­rung des „wozu“ hier­bei) – und plötz­lich wird aus 42 emp­fan­ge­nen Mails zu einem The­ma (hier­zu rei­chen schon 7 E‑Mails an 6 Per­so­nen in einer „Kon­ver­sa­ti­on“) ein ein­ma­li­ger Vor­gang, bei sich jeder ein­mal kurz und ziel­ge­rich­tet zum Sach­ver­halt äußert, ohne sich 7 Male in Bruch­stü­cken mit dem The­ma zu beschäf­ti­gen.

Bereich 4: Die ande­ren sind schuld

Zeit­ma­nage­ment ist ein­fach – solan­ge bis ande­re Men­schen ins Spiel kom­men. Das ist mit einem Augen­zwin­kern, aber auch einem gewis­sen ernst, gemeint.

Um die ers­ten drei Berei­che erfolg­reich umzu­set­zen, ist es erstaun­lich häu­fig not­wen­dig, mit ande­ren Men­schen geschickt zu kom­mu­ni­zie­ren. Um eine Sache kon­zen­triert und ohne Unter­bre­chun­gen abzu­ar­bei­ten, muss man dies oft im Vor­feld kom­mu­ni­zie­ren. Um defi­nier­te Prio­ri­tä­ten umzu­set­zen, muss man manch­mal eine Anfra­ge ver­nei­nen: Ein Kun­de erwar­tet etwas kurz­fris­ti­ger als es mach­bar ist und muss ver­trös­tet wer­den. Ande­re Kun­den wie­der­um lie­fern die benö­tig­ten Unter­la­gen immer erst kurz vor der anste­hen­de Frist, unvoll­stän­dig oder immer nur in bruch­stück­haf­ten Tei­len. Das sorgt für Stress.

In vie­len die­ser Fäl­le ist ein kom­mu­ni­ka­ti­ves Geschick nötig, wenn man den respekt­vol­len, wert­schät­zen­den Umgang mit sach­li­chen und für die Pro­duk­ti­vi­tät not­wen­di­gen Ent­schei­dun­gen kom­bi­nie­ren will. Die Schnitt­men­ge zwi­schen einem guten Zeit­ma­nage­ment und kom­mu­ni­ka­ti­ven Fähig­kei­ten ist also erstaun­lich hoch.

Fazit

Abschlie­ßend lässt sich fest­hal­ten: Für die­se 4 Berei­che gibt es natür­lich nicht den einen Knopf, auf den man drückt, durch wel­chen ein gewal­ti­ger Pro­duk­ti­vi­täts­sprung ent­steht. Ein Sen­si­bi­li­sie­ren, gepaart mit kon­kre­ten Tipps, die in der Pra­xis hel­fen, wird jedoch von Mit­ar­bei­tern und Füh­rungs­kräf­ten als will­kom­me­ne Ent­las­tung auf­ge­nom­men.

Zach Davis ist Exper­te für Zeit­in­tel­li­genz und Pro­duk­ti­vi­tät, der in den Medi­en als einer der erfolg­reichs­ten Akteu­re im deut­schen Markt bezeich­net wird. Für sei­ne Refe­ren­ten­tä­tig­keit wur­de er mehr­fach aus­ge­zeich­net, zudem ver­fass­te der Best­sel­ler-Autor bereits 10 Bücher. Auf sei­ner Web­site  www.peoplebuilding.de fin­den Sie mehr über ihn und sein Ange­bot.